Si vas a organizar un evento que no te falle la comunicación

La actual situación económica ha reducido de forma considerable la organización de eventos. No obstante son muchas las agencias de comunicación que de forma creativa han logrado poner en marcha un acontecimiento a precios low cost. La clave está en ser original a la hora de comunicarlo para que con el mínimo esfuerzo y presupuesto se consiga llegar al máximo número de personas.

Si se plantea una buena estrategia de comunicación hasta el evento más pequeño puedo tener una gran repercusión. En estos momentos, los social media permiten alcanzar una importante audiencia en poco tiempo. A los usuarios les encanta compartir dónde están y qué hacen, por ello es imprescindible que desde el minuto cero los organizadores animen a los asistentes a dar su opinión en las redes sociales.

Aunque nos podemos olvidar la efectividad de los medios de comunicación tradicionales. Prensa, radio y televisión siguen siendo plataformas excepcionales para ampliar el radio de cobertura de un acto sin que ello signifique invertir grandes sumas de dinero.

No obstante , existen una reglas básicas que no se deben romper si se quiere tener éxito:

El primer paso que hay que dar antes de organizar un evento es marcarse unos objetivos que a posteriori nos ayuden a poder valorar su eficacia.  Hay que determinar qué buscamos con esta acción, si sumar un gran número de asistentes, si tener mucha repercusión mediática o aumentar nuestras ventas finales. En función de cuál sea el fin se deberá plantear una estrategia de comunicación u otra.

Definir nuestro target es básico si queremos que nuestra celebración tenga el impacto soñado. Organizar un evento y olvidarnos de a quién nos dirigimos es el peor error que se puede cometer. Es más, hasta que no nos aseguremos su asistencia no se debería dar el siguiente paso: su comunicación mediática.

A la hora de fijar una fecha hay que tener en cuenta con que otros acontecimientos competiremos y a ser posible evitar coincidir. Además hay meses en que no son nada recomendables organizar encuentros, por ejemplo los meses de julio y agosto.

Si el evento tiene un carácter formativo y participar en él implica un desembolso por parte de los asistentes es importante conocer los precios de la competencia. Con esto no queremos decir que haya que tirar los precios, ya que al contrario de lo que muchos piensen unas tarifas por los suelos pueden hacer que un curso se perciba como de baja calidad. En estos casos, es preferible hacer promociones u ofertas puntuales.

El tiempo es oro y para animar a la gente a dejar asistir a un evento hay que ofrecerles algo más. Aportar valor a la celebración y evitar que se convierta en una mera presentación de productos o servicios es imprescindible. La clave está en sorprender, crear expectación y generar experiencias positivas. Si se logra que una vez acabado el evento la gente siga hablando de él, se habrá triunfado.

Y no debemos olvidarnos de observar la reacción de los asistentes durante todo el acto. Tomar nota de su comportamiento aporta mucha información sobre lo que esperaban de él y sobre cuáles han sido los momentos más álgidos o los ponentes más flojos. Unos datos que serán de gran utilidad de cara a nuevas celebraciones.