¿Qué hace un gabinete de comunicación por mejorar la visibilidad de tu marca?
Cuando una empresa decide contratar una agencia de comunicación lo que está buscando es salir en los medios de comunicación como protagonista de la noticia, no como anunciante. Los periodistas al hablar de una determinada marca lo que hacen es dotarla de credibilidad, presentarla al gran público y ampliar su notoriedad.
Nos encontramos ante un mercado cada día más copado de nuevas compañías, en el que posicionarse es todo un reto. Por ello es tan importante contar con la ayuda de expertos que aumenten tu radio de difusión, cuenten quién eres, qué haces y dónde pueden localizarte.
Pero no todas las empresas cuentan con este tipo de servicio, porque muchas no saben en qué consisten las tareas de un gabinete de prensa, por eso hoy os lo vamos a explicar. Lo primero que hay que aclarar es que al contratar a una agencia se te asignará un consultor con el que trabajarás codo a codo y al que tendrás que percibir como uno más de tu equipo. Así que la comunicación con este experto tiene que ser regular, él tiene que conocer todas las novedades, servicios y planes de futuro de la marca a la que representará ante los medios.
Notas de prensa
Los gabinetes de prensa se centran principalmente en la redacción de notas de prensa, comunicados y convocatorias. El primer documento se centra en informaciones relativas a la empresa que suelen tratar sobre sus servicios o productos, en cambio un comunicado acostumbra a ser una respuesta de la marca sobre un determinado hecho de actualidad.
Mientras que las convocatorias son invitaciones que se envían a los periodistas para anunciarles un acto, rueda de prensa, conferencia, etc. al que la compañía le gustaría dar difusión. Estos anuncios deben enviarse siempre con tiempo, puesto que habrá que hacer una posterior ronda de llamadas para confirmar la asistencia de los medios. Además una vez concluido el acto, la agencia deberá escribir sobre él -incluyendo declaraciones, fotografías y, si hay, video- para que los periodistas que no hayan podido acudir puedan igualmente cubrir el evento.
Un servicio de gabinete también incluye la redacción de artículos de opinión. Con este tipo de documentos lo que buscan las empresas en posicionarse como expertas dentro de su sector. Estas publicaciones suelen estar dirigidas a medios especializados o revistas internas y tienen un componente de exclusividad, además en muchas ocasiones este tipo de artículos suelen ser por encargo y es la agencia de comunicación la responsable de su gestión.
Contenidos online
No obstante, las agencias de comunicación ofrecen muchos más servicios aparte del de gabinete de prensa, ya que su principal tarea es cuidar la reputación on y offline de una marca. Eso incluye sus apariciones mediáticas pero también su imagen de marca, la gestión de sus redes sociales, su comunicación interna, la organización de eventos, etc.
Por ejemplo, los responsables de comunicación también deben ocuparse de los textos de la web corporativa y de mantener actualizados el apartado de prensa y el blog de la empresa. Además junto con el departamento de marketing tienen que elaborar las newsletters que se harán llegar a los clientes habituales, así como los boletines informativos que reciben los empleados y la intranet.
La importancia del clipping
La mayoría de empresas se muestran reticentes a la hora de apostar por aparecer en los medios de comunicación, ya que no saben cómo medir el retorno de esta inversión. Muchas exigen a sus agencias un mínimo de apariciones mensuales, esto es un error porque los expertos se dejarán la piel en conseguir el máximo de impactos posibles pero no pueden firmar que una nota de prensa saldrá en 10 medios y otra en 30. Imposible y quién lo haga miente o esconde algo.
Con esto no queremos decir que las empresas no puedan saber qué repercusión tienen en los medios de comunicación. Todas las agencias de comunicación hacen un seguimiento de las apariciones que suman sus marcas y elaboran un dossier, conocido como clipping, en el que adjuntan todos los impactos mediáticos conseguidos. Así la compañía podrá ver y valorar el trabajo de su gabinete de prensa.