Errores que no debes cometer a la hora de comunicar vía email

El email se ha convertido en una herramienta de comunicación personal y profesional indispensable, eso es innegable. Pero cuidado, porque en el entorno laboral sino se utiliza de forma correcta puede acabar siendo un aliado improductivo para nuestro negocio, con la pérdida de tiempo y dinero que ello conlleva.

 
Las agencias de comunicación nos explican que la mayoría de los errores que se cometen son reincidentes y que de conocerlos las empresas se ahorrarían muchos disgustos. Por eso, en Agenciasdecomunicacion.org hemos decidido listarlos para ayudar a las marcas a ser más eficientes en sus estrategias de marketing. Esperemos que os sea útil:

 
–Encontrar el servicio más adecuado para tu empresa. Existen muchas configuraciones diferentes como variadas son las necesidades de cada compañía. Localizar el que ofrece las mejores prestaciones para tu estructura es vital, pero para ello hay que tener claro cuántos usuarios la utilizarán, las previsiones de crecimiento y necesidades futuras de la marca, si se van a realizar acciones de email marketing, la seguridad del canal, etc.

 
–Nunca olvidarse de hacer copias de seguridad. A diario las empresas envían un sinfín de facturas, presupuestos o contratos y es muy importante que cada uno de estos documentos quede almacenado, ya sea en la nube, en un disco duro, en un cd o un pen. Porque ahora gracias a los dispositivos móviles nuestra oficina viaja con nosotros y es relativamente fácil perder el móvil o que te roben el iPad. Hacer copias de seguridad suele dar bastante pereza pero quién no las hace sabe que se está exponiendo a perder datos que después le serán muy difíciles de recuperar, en el caso de que se pueda.

 
–Apostar por la seguridad y privacidad. Son muchos los estudios que afirman que las empresas españolas aún se resisten a invertir en soluciones que les ayuden a filtrar los correos spam y evitar el malware. Este gasto es una necesidad y un ahorro, sobre todo en tiempo y tranquilidad.

 
–Amplia tus acciones comunicativas más allá del correo electrónico. Existen muchas formas de que una empresa se ponga en contacto con sus clientes, proveedores y trabajadores y dependiendo de los mensajes a transmitir se elegirá un canal u otro. Por ello, aunque el email es una herramienta de gran valor no debe ser el eje de nuestra estrategia de comunicación. Las redes sociales, la web corporativa, el blog, la intranet, los chats… son herramientas que perfectamente pueden complementar al email y, en determinados momentos, dar mejores resultados. Sé una compañía multicanal.

 
–Sincronizar tus cuentas de correo con el teléfono móvil. Los smartphones nos permiten estar conectados las 24 horas del día, por lo que aumenta nuestra productividad ya que nos permite seguir gestionando temas aunque uno esté fuera de la oficina.
-Ser organizado. Cada día se envían miles de correos electrónicos por lo que es necesario llevar un cierto orden y control para no dejarse ninguno sin gestionar, para ello es imprescindible conocer bien qué opciones ofrece tu plataforma para clasificar documentos, etiquetarlos, etc.

 
–Pensárselo dos veces antes de darle al botón de enviar. Muchas veces las prisas nos juegan malas pasadas porque nos olvidamos de adjuntar el archivo prometido, de contestar a todas las preguntas que nos habían hecho, de despedirnos o caemos en el error de no adoptar el  tono adecuado, provocando confusiones o malos entendidos. Si de verdad queremos ser productivos es preferible leerlo dos veces el email antes de enviarlo y evitar así que se desencadene una cadena interminable de correos electrónicos.