5 excusas por las que las empresas siguen usando papel en plena era digital

La empresa tecnológica especializada en firma digital Validated ID nos delata las razones principales por las que las empresas españolas siguen haciendo un uso obsoleto del papel en un mundo digitalizado

Barcelona, 11 de agosto de 2015.─ El cambio tecnológico y social, el Big Data, la innovación y los nuevos comportamientos y preferencias en la vida cotidiana de la mayoría de los ciudadanos han hecho que actualmente nos encontremos sumergidos de lleno en la era digital. Impulsada por las tecnologías de la información y la comunicación, esta revolución está comportando que resulte cada vez más incómodo, y sobre todo ineficiente, gestionar los compromisos administrativos y legales en un soporte de papel.

Sin embargo, hoy en día algunas empresas y entidades siguen resistiéndose a operar mediante documentos electrónicos. La compañía Validated ID, pionera en nuevos servicios de firma electrónica manuscrita para la certificación de documentos importantes, nos explica las excusas principales que suelen poner las empresas para seguir haciendo un uso obsoleto del papel y las razones por las que deberían dar un giro hacia la digitalización:

1.      “No entiendo de tecnología”

Las empresas, como la propia sociedad, también han ido evolucionando digitalmente y ya es difícil concebir una oficina sin un PC ni conexión a Internet, incluso a día de hoy es un requerimiento legal en la mayoría de los casos (notificaciones electrónicas, presentación de determinados impuestos, etc.) Pero si a día de hoy, a pesar de que resultaría extraño hacer una factura, un albarán o un contrato totalmente a mano, ¿por qué seguimos imprimiendo y guardando los documentos en papel?

“La tecnología forma parte de nuestra vida y siempre ha estado unida inevitablemente al desarrollo económico y social de las personas, desde los rudimentarios utensilios de labranza de la era prehistórica hasta los sofisticados equipos informáticos de nuestros días. La tecnología no es el problema, es la solución. Sólo hay que encontrar la tecnología que se adecue a nuestras necesidades, como demuestra el hecho de que los smartphones sean una herramienta casi imprescindible actualmente tanto por particulares como por empresas”, asegura Fernando Pino, CLO de Validated ID.

2.      “Tener el papel me da más seguridad”

Siguiendo con el punto anterior, uno de los motivos por los que necesitamos guardar el papel es porque consideramos que el soporte digital no es un soporte fiable y que no aporta las suficientes garantías de integridad ─que el documento no se va a modificar fácilmente─ y autenticidad ─que el documento es original y está firmado por mí y/o por mi cliente─.

“La vulnerabilidad del papel ante desastres como incendios e inundaciones es indudable, pero aun así seguimos manteniendo los documentos importantes en papel. La tecnología llamada desde el siglo pasado a solucionar este inconveniente, la firma electrónica basada en certificados digitales y tarjetas criptográficas, a pesar de su gran aporte de seguridad desde el punto de vista técnico, ha demostrado una importante falta de aceptación, en gran parte por sus problemas de usabilidad ─afirma Pino─ pero soluciones como la firma digital manuscrita ViDSigner, consiguen aunar la seguridad tecnológica de la firma electrónica con la facilidad de uso de la firma en papel”.

1. 3.      “Soy una empresa pequeña, no tengo recursos”

Hoy en día la tecnología está al alcance de cualquier empresa, sea grande o pequeña, y lo que es más importante, los medios que emplean unas y otras son prácticamente los mismos, obviamente dimensionados a su tamaño. Según los expertos, esta disponibilidad es posible, en gran parte, gracias al crecimiento de la prestación de servicios digitales en la nube, apoyados en el abaratamiento progresivo de los dispositivos hardware, que pasan a ser un mero soporte de servicios y contenidos. La prestación de servicios desde Internet permite una escalabilidad que hacen posible que sistemas que son en principio caros y sofisticados puedan ser usados por múltiples empresas, independientemente de su tamaño.

“Hoy en día, cualquier empresa puede disponer de un potente servicio de firma biométrica que le permita recoger el consentimiento de sus clientes de forma fácil y segura, no hacen falta grandes requerimientos, tan sólo se necesita conexión a internet y una Tablet”, señalan desde Validated ID.

4.      “Es más barato”

Según explican los especialistas en digitalización de la tecnológica, en el ejemplo de ViDSigner, el prestador del servicio es quien asume los costes de desarrollo, mantenimiento, distribución, backups, adquisición de certificados y servicios de certificación digital, custodia de claves notariales, seguros, etc. Un servicio costoso y basado en alta tecnología y que es posible de ofrecer a un precio muy barato gracias a la economía de escala.

Por otra parte, el dispositivo requerido para la recogida de firmas es una tablet de última generación que hoy día no supera los 300 euros y permite la realización de múltiples tareas. Así pues, las empresas, independientemente de su tamaño, notarán el ahorro en sus procesos desde los primeros días, frente al coste más visible de la gestión del papel (impresión, envío, archivo,…) y sobre todo al no visible (ahorro en tiempo, gestión más eficiente, grandes pérdidas derivadas de la pérdida o destrucción

5.      “Los documentos importantes siempre en papel y firmados”

Ya sabemos que actualmente existe tecnología sencilla, accesible y barata que nos permite sustituir la tradicional firma en papel por firma electrónica manuscrita, pero ¿es igual de fiable desde el punto de vista legal? ¿Puedo firmar electrónicamente con esta tecnología todos mis documentos electrónicamente todos mis documentos aun siendo documentos con un alto valor legal?

“Con la denominada firma biométrica sucede lo mismo, en España y en Europa no se puede negar como prueba en juicio ninguna firma, electrónica o manuscrita, y a priori todas son válidas, pero si queremos dormir tranquilos deberemos conocer cuál es la más robusta desde el punto de vista jurídico, ya que aunque en apariencia todas son similares hay ciertos detalles que pueden desequilibrar la balanza entre una prueba ‘indubitable’ y otra que presente vulnerabilidades desde el punto de vista técnico jurídico. Nosotros hemos optado por ir al nivel más alto de seguridad jurídica, el único aceptable para el tratamiento de los documentos importantes de las empresas”, explica el Director de asuntos legales de Validated ID, Fernando Pino.