Las 5 claves que debes de tener en cuenta antes de reunirte con un cliente
Las reuniones son una parte ineludible e indispensable para cualquier persona, da igual al sector al que se dedique o el puesto que ocupe en la jerarquía de una empresa. Siempre, siempre habrá alguien con quién tendrá que sentarse a hablar: jefes, subalternos, proveedores, distribuidores, clientes, etc.
El problema es cuando este tipo de encuentros se transforman en una rutina y nos olvidamos de los puntos esenciales de cualquier acto comunicativo: escuchar, mostrar empatía y estar abiertos a cambiar de opinión. Además no es lo mismo una primera reunión con un cliente potencial que una en la que hagamos un seguimiento de proyecto o se tengan que renegociar las condiciones contractuales. Una reunión es como un buen guiso, cada ingrediente cuenta y uno en mal estado puedo acabar con un resultado desastroso.
En Agenciasdecomunicacion.org hemos querido listar los que para nosotros son los elementos clave para que una reunión sea exitosa. Juntos no forman una receta infalible porque eso no existe, pero se acercan bastante:
• Prepararse la reunión con tiempo. No es nada recomendable sentarse frente a nuestro interlocutor sin saber quién es, qué cargo ocupa y qué podemos ofrecerle nosotros que para él sea interesante.
En este sentido es importante hacerse un pequeño esquema para estructurar bien nuestros argumentos y evitar que nos quedemos sin tiempo antes de haber expuesto todos los argumentos. Es preferible no saturar, así que mejor elegir los 3-4 puntos más importantes y desarrollarlos que tocar demasiados y que no queden claros.
• Flexibilidad en los argumentos. Por muy preparado que tengas un discurso puede ocurrir que la reunión no se desarrolle tal como esperabas. A veces nos topamos con interlocutores que son huesos duros de roer, que no escuchan, que nos acribillan a preguntas sin dejarnos responder y que, en definitiva, nos ponen de los nervios. En casos así hay que respirar hondo, sonreír o incluso usar el sentido del humor para hacer alguna broma que rompa el clima de tensión y te permita tener la oportunidad de reconducir tus argumentos hacia el terreno que te interesa.
• Saber cuándo hay que callarse o decir NO. En ocasiones nos encontramos en situaciones en las que ves claramente que no vas a poder trabajar con ese cliente, ya sea porque no os ponéis de acuerdo en temas económicos, porque no existe feeling o porque crees que no vas a poderle dar el servicio que necesita. En casos así la mejor arma siempre será la sinceridad. A nadie le gusta que le digan que sí y luego comprobar que no se cumplen sus expectativas. No se puede jugar ni con las ilusiones ni con el dinero de los demás porque nunca sabes el nivel de influencia de esa persona o la capacidad prescriptora que puede llegar a tener. Es mejor una retirada a tiempo que ver como nuestra imagen profesional sale perjudicada
• La importancia del lenguaje no verbal. Una máxima en comunicación es afirmar que todo lo que decimos nos define, incluso lo que no decimos. Nuestros gestos y expresiones nos delatan por ello hay que estar muy atento a las reacciones de nuestros interlocutores para saber cuándo hay que reafirmar un dato, dar una explicación extra o matizar un concepto.
• Repaso final. Antes de dar por concluida una reunión es recomendable volver a mencionar los puntos tratados, esta vez de una forma ágil y directa, para asegurarse que todos los presentes están de acuerdo en lo acordado.
Incluso es recomendable enviar a todos los participantes un email con un resumen, a modo de acta, en el que se recopilen las conclusiones y así asegurarte que no hay habido malas interpretaciones, que todo el mundo sepa qué tiene qué hacer y que las expectativas que se han generado van acordes con la realidad.
No hace falta que nadie memorice estos puntos y que los siga a raja a tabla, basta con que los entienda e interiorice, ya que una vez los aplique a su rutina verá que no le cuesta nada aplicarlos y que irá mucho más tranquilo a sus reuniones obteniendo mejores resultados.