El email no nació para trabajar en equipo

Han pasado más de 40 años desde que el primer correo electrónico fue enviado y hoy por hoy el email es de los mayores avances en comunicación de la historia de la humanidad. No obstante, y como suele suceder con los grandes pasos de ser humano, han surgido nuevos problemas a solucionar derivados de esta herramienta.

 

Según un estudio de Rescue Time, miramos el email cada 7,5 minutos, es decir, 40 veces al día. “Aun así, ¿quién consigue dejar su bandeja a cero e irse del trabajo a casa con plena satisfacción? No es casualidad que muy pocos”, se pregunta Tomás Santoro, CEO de SumaCRM, que señala que “la razón es que el email no fue creado para la colaboración y, como el trabajo suele ser en equipo, hace que la comunicación se complique”.

 

Decía Peter Drucker, pensador universal, analista de la realidad política, económica y social, y considerado el padre fundador de la disciplina del ‘management’ o administración, que el 60% de los problemas en las empresas se producen por una falta de comunicación interna. Unos problemas que se agravan con el uso del email, según SumaCRM, el CRM español que nació hace tres años y que se está consolidando para la pyme al haber superado la barrera los 1.000 clientes de pago y 21.000 en versión gratuita.

 

Para Tomás Santoro, los problemas ocasionados por el e-mail han surgido sobre todo en el trabajo en equipo y los aglutina en tres aspectos clave:

 

1. Pérdida de productividad: producida al estar chequeando el email por si alguien te ha pedido información o, incluso, por ver si te han enviado la información que has pedido tú. Un círculo vicioso de la muerte de la productividad.
2. Los comerciales no pueden hacer el seguimiento de todas sus ventas, debido al gran volumen de clientes que manejan.
3. Mala atención al cliente por eternizar los tiempos de respuesta.

 

Desde la consultora americana McKinsey señalan que las pymes dedican el 65% del tiempo a contestar emails, llamadas o estar en reuniones, lo que implica que se destine la mitad del tiempo a tareas rutinarias y tan sólo el 50% pueda dedicarse a realizar el trabajo en sí. La clave para esta perdida de productividad es, según Adecco, “el problema no está en los distractores a los que estamos expuestos cada día, sino que la clave son las herramientas que pone la empresa a los trabajadores”.

 

Se han tratado de dar muchas respuestas, desde utilizar un Excel compartido a utilizar herramientas de chat, Skype o Slack. “El Excel, a pesar de ser súper útil, no fue concebido para la colaboración en equipo por lo que, aunque soluciona el problema de manera inmediata, genera miles de inconvenientes al poco tiempo; mientras el Skype o Slack tiene el gran problema que tienen todos los chats, ¡las interrupciones!”, afirma el CEO de SumaCRM, que señala que por ello desde hace años las grandes empresas se benefician de los CRM para solucionar estos problemas.

 

Hasta ahora los CRMs eran coto reservado de los grandes negocios, pero hace pocos años las pymes han implementado esta herramienta y la tendencia ya está consolidando. Según Tomás Santoro, “hoy en día uno de cada tres pymes utiliza un CRM y las estimaciones son que dos de cada tres lo hagan antes de 2020”.

 

Este tipo de herramienta elimina la falta de comunicación interna, ya que las tareas se guardan de forma única y no responde a miles de emails perdidos en la bandeja de entrada. De esta forma, al usuario ya no se le escapa nada, todo el mundo sabe cuáles son sus tareas e incluso las de los demás, por lo que la productividad mejora un 50% y las ventas aumentan un 30% de media.