6 puntos importantes a tomar en cuenta cuando tienes un grupo de WhatsApp corporativo

Comunicación empresarial interna y externa

WhatsApp se ha convertido en una de las aplicaciones de mensajería instantánea más importantes de la actualidad y este año se cumplen 10 años de su fundación. Hoy en día la app cuenta con más de 1.500 millones de usuarios activos mensualmente, de los cuales más de mil millones están enviando billones de mensajes y archivos todos los días, según las últimas cifras oficiales compartidas por la compañía.

WhatsApp no es solo una herramienta de comunicación efectiva entre personas, también lo es para los negocios y empresas que han encontrado en esta aplicación una excelente aliada en la comunicación tanto interna como externa. Si WhatsApp para tu empresa porque eres un entusiasta de la tecnología, te recomiendo echar un vistazo también a este listado de tecnologías imprescindibles para los negocios en este 2019.

Si todavía no usas WhatsApp hay muchas razones por las cuales vale la pena:

• Gran cantidad de características favorables para impulsar la promoción y ventas
• Una importante vía para canalizar solicitudes y atención al cliente
• Es una manera accesible y sencilla de fomentar la comunicación entre ambas partes (clientes y empresa)
• Útil tanto para la comunicación interna, como para la comunicación con clientes, proveedores, allegados, entre otros.
• Es gratuito, fácil de usar y constantemente evoluciona para ofrecerle a sus usuarios nuevas y útiles características.

No obstante, WhatsApp puede convertirse en una pesadilla cuando dejamos que la herramienta se apodere de nuestras vidas y no establecemos límites claros. Una de las opciones más utilizadas de WhatsApp son los grupos. Pero son un arma de doble filo. Mira los siguientes puntos a los que debes prestar atención para que tus grupos corporativos de WhatsApp puedan ser algo completamente positivo:

– Establece horarios.

Es imprescindible tener normas y reglas para que esta herramienta pueda cumplir los objetivos por los cuales se creó el -o los- grupo(s). El horario preferiblemente debe aparecer destacado de alguna forma para que la interacción que se dé fuera del horario establecido no se vea como una falta de atención, sino esté entre los acuerdos. Todos los miembros del grupo deben estar conscientes del horario de interacción y apegarse a él.

– Usa todas sus opciones.

Esta app tiene un apartado para colocar la descripción del grupo, rellénalo. Así cuando agregues a alguien al grupo la persona sabrá de qué se trata automáticamente al leerlo. También coloca un título descriptivo y una foto de perfil preferiblemente con el logotipo de la empresa o departamento al que pertenece el grupo.

– Otorga permisos.

WhatsApp permite que exista más de un administrador en el grupo, la recomendación es que más de una persona pueda realizar cambios en el grupo (como agregar o eliminar miembros), para que no todo dependa exclusivamente de ti. La herramienta te permite escoger cuáles son los permisos que les otorgas a los administradores o miembros así evitas el problema de que algún miembro te elimine de tu propio grupo sin tu consentimiento.

 

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– Desactiva la opción de que los archivos se descarguen automáticamente.

Si no lo haces estarás expuesto a que tu carpeta de imágenes de WhatsApp en el dispositivo móvil se llene de muchos archivos que son innecesarios y al final perderás tiempo eligiendo entre cuáles te sirven y cuáles necesitas borrar.

– Interactúa.

Los grupos de WhatsApp están hechos para la interacción de 3 o más personas. No crees un grupo si no lo vas a utilizar o solo será usado de manera muy esporádico para compartir. Para estos casos tienes las listas de difusión que también pueden ser muy útiles y menos “invasivas”. Si el grupo permanecerá abandonado días y hasta semanas, no lo crees. Asimismo, la interacción debe ser única y exclusiva con respecto al tema por el cual fue creado el grupo.

– WhatsApp Web.

Está disponible para todos los usuarios de WhatsApp. Lo único que deben hacer es entrar a la versión web con el dispositivo donde usen WhatsApp ya a la mano. En este dispositivo busca la opción WhatsApp Web y captura con la cámara el código QR que te aparecerá en la pantalla del ordenador que estás utilizando y listo.

Esta opción es excelente para la gestión de WhatsApp corporativo ya que puedes abrir el mismo WhatsApp desde varias computadoras y si eliges la opción de mantener abierta la sesión, cada vez que entres al sitio web de WhatsApp ya estará listo para usar sin necesidad de volver a capturar el código. Además, podrás ver todos los archivos que se envíen en todas las conversaciones sin necesidad de que se descarguen en el dispositivo móvil base.

 

¿Cuáles de estos puntos no habías tomado en cuenta antes? ¿Cuáles te parecen los más relevantes?

 

Descripción del autor: Andrés Gananci es un emprendedor y aventurero apasionado de la vida que fundó su primer negocio online con tan sólo 17 años. Doce años después, sigue viajando por el mundo mientras trabaja desde casa.

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