Crea eventos que se puedan percibir con los 5 sentidos
Los sentidos tienen una gran influencia en todo proceso de comunicación. Está demostrado que las personas recordamos más aquellas acciones que nos remueven por dentro, que nos emocionan o que nos disgustan. Por ello las agencias de comunicación recomiendan que a la hora de organizar un evento no nos olvidemos de ponerle sentimiento.
El objetivo de todo acto es lograr que capte la atención de los asistentes y que se recuerde pasados los días. Sin emoción esto es muy difícil de conseguir. Los expertos en comunicación tienen claro que a la hora de poner en marcha un evento es imprescindible apostar por mensajes emocionales que capten a la audiencia.
Convocatoria
Desde el primer momento que se anuncia un evento hay que generar expectativas, sino logramos que los futuros asistentes tengan curiosidad por lo que allí ocurrirá empezamos con mal pie. Por ello es importante enviar una convocatoria que llame la atención y no desvele por completo lo que ocurrirá en el acto. Hay que resultar tentador.
Es importante asegurarse que el mismo día que organizamos nuestra fiesta no se celebran otros acontecimientos que pudieran restarnos importancia o audiencia. Por ejemplo, si esperamos un público principalmente masculino hay que evitar que nuestro evento coincida con alguna competición deportiva.
La elección del emplazamiento debe ser sobre todo accesible y en la convocatoria debe constar cómo llegar, tanto en coche como en transporte público, e incluir datos complementarios como un mapa de la zona o señalar si hay aparcamientos cercanos.
En todas las invitaciones tiene que constar un email o número de teléfono para confirmar asistencia y para aclarar dudas. Aunque es conveniente hacer una ronda de seguimiento para asegurarse que han llegado las invitaciones y que las personas interesa van van a asistir.
El día D
El evento debe de empezar de forma puntual e intentar respetar el timming marcado, aunque también hay que tener cintura suficiente para saber adaptarse a los imprevistos que seguro habrá.
El mensaje que queremos dar debe ser claro y se tiene que repetir de forma constante durante toda la celebración. En este punto la emoción tiene que ser un invitado más, las agencias de comunicación lo tienen claro no podemos comunicar eficazmente si no empleamos la emoción, hay que llegar a los asistentes, tocarles la fibra y que se vayan a casa con el recuerdo de nuestro evento.
Para ello hay que apostar por los 5 sentidos, hay que sorprender de todas las formas posibles y no limitarnos sólo a la vista, porque también se puede captar a través del olfato, el gusto, el oído o el tacto. Algunos estudios aseguran que aplicar los sentidos a la comunicación incrementa hasta un 70% la notoriedad del mensaje que queremos dar.
Las redes sociales serán un aliado más a la hora de captar la atención de los asistentes. Colocar pantallas para seguir lo que se comenta en internet sobre nuestra celebración no sólo sirve para informar, sino que anima a participar, haciendo que los invitados se integren y sientan más suya la fiesta.
Además es importante que los días posteriores al acto, la organización haga un repaso de los comentarios recibidos y agradezca la participación. Tener está atención con asistentes les hará sentirse especiales y además alargarás en el tiempo su recuerdo del evento.