Los eventos corporativos como herramientas de comunicación interna y externa
Organizar un evento puede traerle consecuencias muy positivas a la reputación de una marca, además le servirá como estrategia de comunicación, interna o externa, para transmitir los mensajes y valores que le interesan potenciar. Aplicar este tipo de acciones está al alcance de cualquier actividad, tanto la puede organizar una agencia de viajes, como una marca de chocolates, pasando por el sector de las energías renovables o la telefonía.
Los eventos son un canal de comunicación muy eficiente y potente ya que generan experiencias que pueden unir a las marcas con su público objetivo, facilitando su fidelización y evitando que pasen al olvido. Este tipo de actividades nunca dejan impasibles y estas reacciones son las que se tienen que buscar poniendo el acento en los mensajes que hagan destacar a la compañía, algo imprescindible en un mercado cada vez más globalizado y atomizado.
No se trata de invertir enormes cantidades de dinero, las agencias de comunicación recuerdan que la clave está en la creatividad, en innovar, en destacar y en que la marca aporte un mensaje potente y un objetivo a alcanzar, que sea medible y real. Apoyarse en las nuevas tecnologías como la realidad virtual o aumentada, las redes sociales, las apps o el video mapping son una excelente opción para dotar al evento de un espíritu que lo haga único. En función de estos parámetros existen diferentes tipos de eventos corporativos que hemos separado en dos bloques: los internos y los externos.
• Formatos de comunicación interna:
1. Presentaciones de catálogo: sirven para dar a conocer las características y capacidades de un nuevo producto. En estos encuentros se suelen presentar las fichas técnicas y las especificidades de cada novedad con el objetivo de formar al empleado.
2. Convención de ventas: estas reuniones se organizan para presentar los objetivos del año, analizar las vías para alcanzarlos y posteriormente evaluar si se han conseguido.
3. Sesiones de formación interna: con ellas se busca que el trabajador amplíe sus conocimientos, ya sea sobre una nueva línea productiva, como sobre sus productos o incluso sobre cómo debe hablar de la compañía en los entornos sociales.
4. Team buildings o juegos de equipo: estas actividades refuerzan el sentimiento de pertenencia a un grupo, fomentan el compañerismo y la colaboración y, en definitiva mejoran el funcionamiento interno de la compañía.
• Formatos de comunicación externa:
1. Road Shows: se trata de encuentros itinerantes que buscan ampliar el radio de acción geográfica con el fin de acercarse al consumidor final.
2. Jornadas de puertas abiertas: en ellas la empresa se quiere dar a conocer, romper las barreras físicas y mostrarse más cercano ante su público objetivo. En estos encuentros se pueden visitar las instalaciones de la compañía, conocer a los trabajadores, ver cómo se realizan los procesos productivos y además permiten dotar a la marca de un carácter más humano.
3. Presentaciones de producto: son similares a las que se organizan para los trabajadores, pero en estas el énfasis no se pone en la parte técnica, sino en las bondades de las novedades que se presentan. En este tipo de eventos la gamificación suele ser una técnica que da muy buenos resultados ya que al introducir dinámicas de juego la sesión se vuelve más amena y se evita que el evento sea frío, aburrido o estático.
4. Ruedas de prensa: el contacto constante con los medios es un elemento indispensable de toda estrategia de comunicación. Existen muchas formas de mantener esta relación y una de ellas es a través de los eventos, eso sí, no podemos abusar de ellos porque los periodistas no estarán saliendo de la redacción todos los días por nosotros. Es preferible organizar uno o dos al año interesantes y en los que se aporten datos de valor para los medios que molestarles cada dos por tres con actos poco atractivos.
5. Congresos, conferencias, charlas, jornadas y seminarios: estos se suelen vertebran alrededor de un tema prefijado, por lo que los asistentes acostumbran a ser profesionales del sector. Este tipo de encuentros son ideales para fomentar las relaciones de networking.