Rueda de prensa: discurso y actitud ante los medios de comunicación

Una rueda de prensa no es más que una nota de prensa verbalizada que acepta un diálogo posterior a través del cual se ampliará información y se solventarán dudas. El permitir a los asistentes contestar es una práctica necesaria, pese a que en algunos ámbitos como la política se está perdiendo con el consiguiente riesgo de mostrarse poco transparente.

 
Muchas veces los directivos de las empresas se muestran poco dados a dar ruedas de prensa por miedo a que les hagan una pregunta que no sepan responder y queden en evidencia, para que esto no ocurra hay que apostar por una buena planificación, porque en este tipo de encuentros la improvisación debe quedarse fuera o aparecer lo menos posible.

 
El departamento de prensa o la agencia de comunicación de la marca serán los responsables de preparar el discurso, junto con un amplio cuestionario que incluya las posibles preguntas que puedan hacer los periodistas y sus correspondientes respuestas. Es imprescindible ensayar antes de la comparecencia porque el portavoz tiene que mostrarse seguro y confiar en el mensaje que va a lanzar. Esto es muy importante en situaciones de crisis corporativas porque los medios de comunicación analizarán cada palabra y gesto del orador.

 
Claves del discurso
-El portavoz tiene que tener claro cuál es el mensaje más importante que tiene que transmitir para darlo al inicio del encuentro e irlo repitiendo sucesivamente a lo largo de la rueda de prensa.

 
-Las explicaciones técnicas tienen que simplificarse para que todos los asistentes las entiendan y no se produzcan malinterpretaciones, por ello es mejor optar por un lenguaje sencillo y sin grandilocuencias. El mejor portavoz es aquel que se expresa con naturalidad, porque muestra seguridad y aporta confianza.

 
-Si se quiere puntualizar algo, no hay que esperar al turno de preguntas porque puede ser que nadie formule esa cuestión y quede poco matizada.

 
-Ante las preguntas incisivas no hay que ponerse nervioso ni mostrarse alterado. La cordialidad debe respirarse durante todo el encuentro.

 
-Hay que evitar responder a la defensiva o con palabras que denoten negatividad.

 
-Si no se sabe la respuesta a una pregunta es mejor reconocerlo. En estos casos, el portavoz se suele comprometer a averiguar los datos que desconoce y facilitárselos al periodista en el menor tiempo posible.

 
-Ofrecer informaciones, cifras y a poder ser opiniones de terceros que corroboren los argumentos presentados.

 
Escenificación

 
A la hora de organizar una rueda de prensa hay que tener muy presente los medios a los que se va a convocar por ejemplo, si acuden televisiones es importante cuidar la estética del orador y de la sala, mientras que una buena sonorización es imprescindible para las emisoras de radio, ya que una mala acústica puede afectar a la cobertura del evento.

 
Los periodistas al llegar al acto deben encontrarse con una carpeta que incluya material de apoyo para la realización de su trabajo, desde la nota de prensa, hasta un guión de la presentación, pasando por materiales gráficos.

 
Una vez concluida la rueda de prensa llega el momento del análisis y del seguimiento. Los responsables de prensa deberán controlar todo lo que se publique de este encuentro, tanto en los medios de comunicación como el debate que se pueda generar en las redes sociales. Todos estos datos ayudarán a detectar fallos y mejorar futuras presentaciones.