Si quieres salir en los medios de comunicación: sé original en tu nota de prensa

Las agencias de comunicación se pasan el día hablando con los periodistas, los conocen y saben lo qué quieren, por la misma razón a la hora de crear notas de prensa son conscientes de la importancia que tiene ser creativas y originales para captar su atención.

Los periodistas reciben montañas de emails cada día, todos ellos asegurando que presentan la mejor iniciativa, empresa o propuesta del día. Así que hay que ir un poco más allá y ofrecer «algo» más para destacar.

Contar con una agencia de comunicación que te gestione tu relación con los medios es siempre recomendable, pero si has decidido que lo vas a hacer tú te ofrecemos las «reglas oro» que no debes olvidar a la hora de redactar una nota de prenda. Algunas parecen muy obvias pero si hemos decidido incluirlos es porque la experiencia nos dice que es importante recordarlos:

1. Presentación del email: a la hora de enviar tu nota de prensa no descuides poner el titular en el asunto. La mayoría de periodistas eliminan o leen correos en función del subject, así que intenta que sea llamativo y que no contenga faltas de ortografía. Todas las notas deben de ser breves, nunca tendrían que superar el folio y medio. El estilo tiene que ser directo y con leer los destacados o el primer párrafo el periodista ya tendría que tener los datos necesarios para decir si escribe sobre ella o no.

2.Personaliza: no puedes enviar la misma nota de prensa a un periodista de un medio generalista que a uno especializado. Tienes que adaptar tus propuestas a cada receptor. La fuerza de la constancia y el tiempo te hará conocer qué busca cada periodista y te será más fácil personalizar los contenidos. Eso sí, evita enviar la nota de prensa de forma indiscriminada. Lo importante no es que llegue al mayor número posible de medios de comunicación, sino aquellos que son susceptibles de publicarla.

3.Seguimiento posterior: una vez has enviado el documento tienes que llamar parar confirmar que lo han recibido, aclarar dudas, ampliar información y ofrecer la posibilidad de hacer entrevistas o reportajes. Eso sí, si la nota de prensa no es muy importante es preferible que te saltes este paso o quemarás tu relación con la prensa. Y nada de insistir una y otra vez con los mismos datos, si el periodista te dice que no le interesan déjalo.

4.Exclusivas: si le prometes una exclusiva tienes que cumplir con tu palabra y no cederla a otro periodista, porque te juegas que ninguno de esos dos medios de comunicación vuelva a hablar de ti.

5.Entrevistas: si vas a reunirte con un periodista tienes que tener muy claro qué mensajes vas a dar, en qué tono y que vas a silenciar. Para ser un buen portavoz es imprescindible que conozcas al dedillo los valores de tu empresa. Si vas a hablar de un tema controvertido es importante que te prepares ante posibles preguntas incómodas y nunca te niegues a contestar.

Las entrevistas suelen ser un valor añadido en comunicación, así que si un medio está interesado intenta ofrecerle algo atractivo y dedícale el tiempo que necesite. Si fabricas algo estaría bien hacer la entrevista en la misma sala de máquinas, esto dotaría de impacto visual al encuentro y es mucho menos frío que una conversación entorno a una mesa. Además, no te olvides de «regalar» algún dato al entrevistador, piensa que se ha desplazado para escuchar algo más de lo que podía leer en la nota de prensa.

Y queda totalmente prohibido pedir al periodista que te envié el formulario de preguntas antes de la entrevista.

6. Información complementaria: Si un periodista te pide más datos tienes que ser rápido en facilitárselos, la mayoría trabajan a contrarreloj y si la fotografía, el vídeo o el texto  no llega a tiempo para el cierre no se publicara.

7. «Soy anunciante«: algunas empresas cuándo hablan con un periodista cometen el error de «dejar caer» que se publicitan en su medio, con la intención de «obligar» al profesional a tener que doblegarse y hablar de ellas porque ponen dinero. Este tipo de actitudes son bastante penalizadas y afectan al imagen de la marca, pese a que puedan funcionar en algunas ocasiones.

8.La importancia del planning: antes de enviar una nota de prensa es importante que te marques un calendario de acciones acorde con tu modelo de negocio. Por ejemplo, si te dedicas al mundo de las bodas tendrás que reforzar tu estrategia de comunicación los meses de abril a septiembre, mientras que si te dedicas al sector infantil las navidades serán tu momento álgido del año. Con esto no queremos decir que las empresas con una marcada estacionalidad sólo puedan hacer comunicación unos meses al año, sino que son estos meses los que tienen que ser más activos para aprovechar el tirón y dejar el resto para ir creando marca.

9. Respetar: las horas cercanas al cierre o a la emisión de un programa suelen ser bastante críticas, si llamas a un periodista y te dice que no tiene tiempo para atenderte porque tiene que salir a un directo respétalo. Nada de intentar atacar a toda costa, es mucho mejor tener paciencia y esperar a otro momento en que el periodista esté más relajado. Además, posiblemente luego te escuchara con más atención porque le has respetado en un momento de tensión.

10. Confianza: los periodistas tienen que percibir a tu empresa como una buena fuente de información. La comunicación es un camino que se construye paso a paso y querer correr puede acabar dañando seriamente a tu imagen y credibilidad.