Un plan de comunicación interna promueve actitudes positivas y aumenta la cooperación
Cualquier estrategia de comunicación interna se basa en un plan previamente diseñado. Un documento que tiene por objetivo recopilar todas aquellas acciones que quiere desarrollar la empresa con sus trabajadores, teniendo en cuenta un presupuesto determinado, dejando constancia de los canales y herramientas a utilizar y en base a la consecución de unos fines predefinidos.
En España si bien hay empresas que cuentan con un plan de comunicación externa, son muy pocas las que pueden presumir de tener uno de comunicación interna. Normalmente son las compañías más grandes las que se esfuerzan por difundir y consolidar su cultura empresarial y buscar la complicidad del empleado, mientras que las pymes se centran en su día a día y se olvidan que tener a un trabajador implicado, motivado y comprometido puede mejorar la productividad final del proyecto.
Y en tiempos de crisis es cuándo más hace falta tirar de este tipo de estrategias, porque todo el mundo tendrá qué hacer sacrificios y estos deben quedar claros desde el principio, así como la recompensa final que tendrá el esfuerzo. Porque es indispensable que la plantilla sepa que la prosperidad del negocio pasa por sus manos y que de su talento depende la viabilidad del proyecto.
Cuando el empleado se siente satisfecho se convierte en el mejor embajador que puede tener una marca, tanto a nivel interno como externo, ayudando así a su consolidación y aumentando su credibilidad. Eso sin olvidar que la creación de un espacio laboral en el que se fomente el intercambio de ideas ayudará a lograr el primer objetivo de un plan de comunicación interna: la integración y cooperación de todos sus miembros en pro de un proyecto común.
Fases
A la hora de poner en marcha el plan de comunicación interna hay que tener en cuenta varias fases:
1. Recopilación de la documentación: filosofía e historia de la empresa, valores, cultura, objetivos, etc.
2. Reunión con el equipo de comunicación: se analizarán los datos recogidos, para ver cuál es el estado de la comunicación interna de la compañía y se animará a los presentes a hacer propuestas para mejorar los resultados.
3. Elaboración del plan: fijar los mensajes clave, las herramientas de comunicación y los canales que se emplearán y se establecerá un calendario de acción
4. Ejecución: se formará a los responsable de llevar a cabo el plan para conseguir una implantación beneficiosa en el menor tiempo posible.
5. Evaluación: seguimiento de los procesos para averiguar su nivel de eficacia y poder tomar medidas para reconducir las acciones que no han dado buenos resultados.
Muchas veces las empresas nos preguntan por el truco que les va a permitir tener el mejor plan de comunicación interna, pese a que desde Agenciasdecomunicacion.org no paramos de insistir en que en el terreno comunicativo no existen más fórmulas mágicas que el esfuerzo, contar con buenos profesionales y tener paciencia. Además cada compañía es un mundo y lo que a una le ha funcionado a las mil maravillas a otra no le ha encajado desde el principio.
Dicho esto es importante que cada marca establezca un plan de comunicación interno en función de sus características, porque su efectividad dependerá del tipo de negocio que sea, de los mensajes que quiera transmitir, del contexto empresarial y de los medios que emplee para alcanzar sus objetivos.
Por ejemplo, habrá empresas a las que les funcionen muy bien las herramientas digitales como los blogs corporativos, las intranets, los vídeos, los emails… mientras que otras serán mucho más efectivas en el plano offline y a través de reuniones informativas, las convenciones, las jornadas de puertas abiertas, las actividades de team building, etc. Aunque lo ideal sería conseguir un equilibrio entre ambas opciones, porque así se amplían las posibilidades de contentar al máximo número de personas posible y conseguir la soñada comunicación bidireccional.
Y respecto al coste que puede tener implantar políticas de comunicación interna hay que decir que, aunque el presupuesto es un factor importante, las estrategias se pueden hacer a medida y en función de los resultados conseguidos e ir implementando progresivamente nuevas acciones y superar así la limitación presupuestaria.
Sin duda la inversión vale la pena porque un empleado feliz y motivado será más productivo y hará que los que tiene alrededor también lo sean. Se generaran nuevas ideas un clima laboral agradable y la empresa saldrá ganando porque contará con cohesión interna y el compromiso de su plantilla de trabajar por el bien común.