¿Cuándo es necesario organizar un evento? ¿cómo hacer que sea rentable?

La llegada de la crisis ha hecho que muchas compañías reduzcan sus partidas de comunicación, por lo que actividades como la organización de eventos o las ruedas de prensa prácticamente han desaparecido del panorama actual.

 
Si hace unos años los periodistas se pasaban el día de acudiendo a presentaciones, convocatorias o actos varios, ahora tienen su agenda vacía porque la mayoría de las compañías han relegado estas acciones a momentos puntuales como puede ser el lanzamiento de un nuevo producto o la presentación de resultados.

 
Las agencias de comunicación reconocen que ahora las marcas son mucho más exigentes a la hora de organizar un evento, buscan una gran creatividad y sobre todo que se les justifique hasta el último euro del desembolso, es decir tienen que visualizar que ese gasto se acabará traduciendo en beneficios.

 
Eficacia
A la hora de valorar la eficacia de un evento hay que tener claro que todo depende de 3 variables: el objetivo, el target y el momento actual. Unos elementos que hay que tener en cuenta antes de poner en marcha cualquier presentación.
Respecto al objetivo y el target, no se puede organizar un acto sino tenemos claro qué queremos conseguir con él, qué mensajes queremos transmitir, cómo y a quién.

 
Las agencias de comunicación explican que con un evento se pueden alcanzar varios fines, desde presentar una nueva línea de negocio, hasta acercar la marca a los consumidores, pasando por la transmisión de valores de una empresa. Además las formas de hacerlo pueden ser muy variadas: rueda de prensa, presentación, cóctel, evento temático, etc.

 
Pero para que se consiga el éxito es imprescindible enfocar bien la estrategia de comunicación a nuestro público y lograr que acuda a la cita. En este punto elegir la fecha de la celebración es crucial, ya que no sólo hay que tener en cuenta el día de la semana y la hora, si no también que no coincida con otros acontecimientos importantes del sector.

 
Difusión
Las redes sociales han permitido a las marcas acercarse a sus consumidores sin tener que invertir importantes cantidades de dinero en actos o presentaciones. No obstante, los social media pueden ampliar de forma espectacular la difusión de un evento, multiplicando su impacto de manera efectiva y alargándolo en el tiempo.

 
Los social media no sólo sirven para hacer la convocatoria de la celebración, también permiten seguirla en directo, compartir las experiencias que genere y, una vez finalizada hacer networking.

 
Los medios de comunicación son excelentes altavoces para informar sobre un evento. Una semana antes se recomienda enviar una convocatoria a los periodistas del sector, explicándoles que hallarán pero sin acabar de desvelar todas las sorpresas. Hay que provocar curiosidad y generar expectación.

 
Puesta en escena
Hay algunos factores clave a la hora de hacer una presentación, por ejemplo si se quiere dar una imagen moderna, tecnológica y actual queda prohibido hacer un uso exclusivo del power point. Hay que crear un ambiente interactivo y muy visual, aportado vídeos e infografías en las que apoyar el mensaje a comunicar.

 
Contar con pantallas en las que la gente pueda visualizar lo que se está hablando en las redes sobre el evento es muy recomendable, porque anima a los asistentes a hablar y permite que los que no hayan podido acudir estén al corriente de lo que allí se habla. Sin contar lo beneficioso que es para la imagen de marca convertirse en trending topic.

 
Y para acabar un par de consejos más: la parte técnica debe ser probada y preparada un día antes para evitar sustos. también es preferible que los presentadores o portavoces lleguen al lugar del acontecimiento con tiempo suficiente para aclimatarse al entorno y sentirse cómodos. Y por último, hay que tener un plan B, porque no existe el evento sin imprevistos.